BBB - Creare stanze separate per esercitazioni, laboratori e consulenze

1 Prerequisiti

La descrizione introdotta in questo tutorial presuppone che le funzioni base per il setup di una videolezione tramite BBB siano note. Si può fare rifermento a  Vademecum tecnico didattica on-line - Docenti per la fase introduttiva all'uso di BBB.

2 Esempi e caratteristiche principali della funzione

Questa funzionalità può aiutare per la parte laboratoriale, di collaborazione, esercitazione o consulenza.

Esempi di modi di utilizzo:

  1. il laboratorio”: il docente vuole creare dei gruppi di studenti che lavorino separatamente potendo parlare, presentare, scrivere, condividere lo schermo
  2. l'esercitazione”: il docente con uno o più collaboratori vuole organizzare squadre nelle quali lavorare e spiegare in modo separato potendo agevolmente interagire con gli studenti
  3. il confessionale”: il docente, eventualmente con collaboratori, vuole poter dare consulenza agli studenti in singoli sottogruppi mentre il resto della classe lavora autonomamente
  4. la stanza segreta”: il docente durante l'esercitazione ha necessità di avere un punto separato dove parlare con collaboratori o studenti senza interrompere l'esercitazione o lezione in corso
  5. il mix”: ogni combinazione delle precedenti in funzione delle esigenze dei singoli corsi

Caratteristiche della funzione

Le caratteristiche e gli usi principali che consentono le modalità descritte negli esempi sono di seguito (nei paragrafi successivi sono indicate le relative istruzioni):

  • Le stanze separate sono incluse in quella principale
  • Gli studenti comunque sono sempre presenti nella stanza principale
  • Gli studenti possono sempre usare la chat della stanza principale
  • Il docente può parlare a tutti gli studenti dalla stanza principale anche se sono tutti organizzati in sottostanze
  • L'ingresso nella stanza separata da parte degli studenti e' configurabile in molti modi da parte del docente:
    • Gli studenti possono scegliere di entrare nelle stanze separate oppure no, o anche entrare e poi uscire
    • Gli studenti possono scegliere in quale stanza entrare e quindi anche passare da una stanza all'altra
    • Gli studenti possono essere forzati in una stanza determinata dal docente
    • Gli studenti possono esse essere distribuiti in modo casuale dal sistema nelle sottostanze
  • Le stanze separate hanno una durata di tempo determinato dal docente e il tempo residuo appare dentro la stanza; una volta terminato il tempo la stanza scompare e tutti gli studenti tornano nella principale
  • Le stanze possono essere chiuse tutte insieme dal docente anche se il limite di tempo non è stato raggiunto
  • Il docente può ascoltare l'audio delle sottostanze senza entrarvi
  • Il docente può entrare nelle sottostanze e interagire
  • Nelle sottostanze tutti gli utenti possono usare una chat separata, diventare presentatori, possono attivare il micronfono, la telecamera e possono condividere il video senza che il docente li debba abilitare
  • Il lavoro nelle sottostanze non può essere registrato
  • Il lavoro scritto nella board delle sottostanze non può essere portato da una stanza all'altra o a quella principale
  • Durante una sessione si può fare la crezione di sottostanze quante volte si vuole. Tuttavia una volta create le sottostanze non se ne possono aggiungere o togliere, si può solo chiuderle tutte e ricrearle con una nuova configurazione

3 Creare, configurare e gestire le stanze

Creare le stanze

Per creare le stanze: dalla colonna a sinistra, premere sulla rotellina sopra alla lista degli utenti con il tasto sinistro del mouse, e selezionare “create breakout rooms”.

Apparirà di conseguenza una pagina di configurazione, dove è possibile, agendo nei punti indicati dalle frecce verdi, scegliere come organizzare le stanze, ovvero:

  • Scegliere il numero di stanze dal menu a tendina (ATTENZIONE: default 2, massimo 8)
  • Decidere la durata della vita della stanza (ATTENZIONE: al termine del tempo la stanza viene chiusa e qualunque materiale presente perso)
  • Scegliere se fare una assegnazione random degli studenti alle stanze (“random assign”) oppure se specificare l'assegnazione spostando gli studenti con drag and drop, oppure permettere agli utenti di scegliere in quale stanza entrare (“Allow susers to choose breakout room to join”).

Non appena si preme su “create”, nel caso in cui si è data la possibilità di scegliere in che stanza entrare, agli utenti apparirà un menu a tendina in figura. Qui possono scegliere in quale stanza entrare e poi premere “join room”, oppure possono scegliere di non entrare e rimanere solo nella stanza principale premendo “close”.

Non appena l'utente ha effettuato la scelta e si è unito ad una stanza, il browser aprirà una nuova finestra accanto a quella iniziale. Nella finestra iniziale rimane la stanza principale, in quella nuova appare una videata molto simile dove però compaiono solo gli utenti che hanno scelto oppure sono stati forzati nella stessa stanza (nel paragrafo successivo le indicazioni di che cosa succede nella stanza e dell'eventuale passaggio di stanza). Ogni utente può passare dalla stanza principale alla stanza che ha scelto semplicemente passando da una finestra all'altra del browser.

Gestire le stanze

Se il docente è entrato in una stanza avrà sempre comunque la finestra del browser originaria che corrisponde alla stanza principale da cui può gestire le stanze premendo su “breakout rooms” come indicato in figura:

  • può vedere come sono distribuiti gli studenti nelle stanze (attenzione lo stato delle stanze, se ci sono variazioni, non è aggiornato in tempo reale, è necessario attendere alcuni secondi per vedere delle variazioni, oppure fare il refresh della pagina principale)
  • può terminare tutte le stanze indipendentemente dal fatto che il tempo assegnato nella configurazione non sia terminato
  • può vedere il tempo rimanente
  • può scegliere di unirsi all'audio di una stanza (“join audio”) senza entrarci (ascoltare e basta), e lasciare l'audio per terminare l'ascolto
  • può scegliere di entrare nella stanza (“join room”) e allora si aprirà un altro tab con un'altra stanza; può entrare in tutte le stanze che vuole, anche contemporaneamente e mantenere tante finestre del browser una per ogni stanza (facendo attenzione all'audio, si veda dopo)

Attenzione alla gestione dell'audio: tutti gli utenti, compreso il docente, se entrano in una stanza separata avranno in automatico l'audio disabilitato nella stanza principale ovvero il simbolo della cornetta sarà barrato come nella figura di seguito.

Se il docente vuole poter parlare a tutti gli studenti della stanza principale dovrà riabilitarsi l'audio e il microfono nella stanza principale; andando sopra con il mouse e premendo si può alternativamente abilitare e disabilitare l'audio. A quel punto comparirà anche il simbolo del microfono e potrà abilitarlo o meno per parlare o silenziarsi.
Contemporaneamente però anche gli studenti dovranno nella stanza principale abilitare l'audio e saranno in ascolto.
Il docente dovrà comunicare le modalità che vuole usare prima di fare la configurazione delle stanze oppure con istruzioni scritte nella stanza principale. Se non lo fa dovrà andare in ogni stanza a comunicare come fare a rimettersi in ascolto nella principale, a seconda delle necessità.
Un buon modo è decidere a priori come fare in ogni situazione, preparare una slide di istruzioni o reminder da mettere nella stanza principale e successivamente far partire la configurazione delle stanze.

Se il docente è entrato in una stanza e vuole uscire deve terminare la finestra corrispondente alla stanza. Se non e' in altre stanze sarà presente solo in quella principale e il sistema potrebbe chiedere se intende attivare l'audio nella stanza principale nel caso non lo fosse già.
Attenzione: se ci si dimentica di attivare il microfono può succedere di parlare a vuoto e che nessuno se ne accorga, dato che gli studenti sono impegnati nelle stanze.

Se il docente vuole stare in più stanze contemporaneamente deve fare attenzione a dove ha attivato l'audio e il microfono. Per esempio se ha attivato l'audio ma non il microfono sia della stanza 1 che della stanza 2 li sentirà in stereofonia entrambe le stanze. Se però ha nella stanza 1 sia l'audio che microfono attivati (sente e parla) per esempio nella stanza 1 e ha l'audio della stanza 2 attivato (sente), se non ha le cuffie, tutto l'audio della stanza 2 verrà ridirezionato attraverso il proprio microfono
anche nella stanza 1, e ci sarà quindi disturbo tra le due stanze.

4 Che cosa succede dentro le stanze

Chi entra in una stanza in automatico ha più privilegi, anche se è studente, equivalenti a quelli del docente nella stanza principale. E' importante che gli studenti siano responsabilizzati in merito e conviene identificare sempre un moderatore nella stanza se non è presente un collaboratore o un coadiutore.
Ovvero chi è nella stanza potrà:

  • abilitare il microfono (l'audio è già attivato in automatico), quindi gli studenti tra loro in un gruppo possono parlarsi
  • abilitare la propria videocamera (menù in basso al centro), quindi gli studenti possono vedersi (attenzione, da fare con molta cautela per non sovraccaricare il sistema)
  • diventare presentatore come fa il docente nella stanza principale, premendo il tasto + a sinistra in basso dello schermo di lavoro e selezionare “take presenter”
  • condividere file sempre usando lo stesso tasto + e selezionando “upload presentation”
  • abilitare gli altri utenti a scrivere sulla board come può farlo il docente nella stanza principale (tasto in basso nel menù di editing a destra quando si è in presenza della lavagna di lavoro)
  • condividere lo schermo del proprio computer mostrando quindi il proprio lavoro (esempio nella figura sotto), consentendo l'aiuto da parte del docente oppure collaborando con gli altri studenti

Gli studenti, se sono stati abilitati a farlo durante la configurazione, possono passare da una stanza all'altra o anche stare in più stanze, utilizzando il menù relativo alle stanze che è presente nella finestra relativa alla stanza principale esattamente come il docente. Anche per lo studente che è in più stanze vale lo stesso meccanismo legato all'audio e il microfono indicato in precedenza per il docente, con la differenza che nella stanza principale potrà avere il microfono abilitato solo se il docente lo ha abilitato. Lo studente può uscire dalla stanza eliminando la finestra del browser in cui c'è la stanza.

5 Esempi

Queste caratteristiche di BBB sono state usate in alcuni modi. Si riportano alcuni esempi.

Esempio 1: Modalità “confessionale” insieme a “stanza segreta”

  • Gli studenti durante un laboratorio sono nella stanza principale e stanno lavorando a gruppi connessi ad un server remoto per simulazioni; quindi la collaboratività avviene per altra via in questo modo
  • Sono state create 4 stanze per le consulenze e 1 stanza per il coordinamento dei docenti e collaboratori (“stanza segreta”).
  • Quando gli studenti hanno domande entrano in una stanza libera, scrivendo sulla chat che ne hanno necessità (la chat della stanza principale o la chat telegram se attiva) e il docente libero li raggiunge. Il gruppo esce dalla stanza quando ha terminato. In caso di coda e' necessario arbitrare con un sistema di prentazione sulla chat.
  • In questo caso le modalità di lavoro vengono comunicate all'inizio della lezione e lasciate sulla lavagna della stanza principale (vedi figura)
  • (es. Corso di Microelectronics Systems, 70 studenti prof. M. Graziano, collaboratori M.Vacca, F.Riente, G.Turvani, L. Gnoli, A. Coluccio e Corso di Sistemi Elettronici a Basso Consumo 90 studenti prof. M.Zamboni collaboratori M. Graziano, M. Vacca, F. Riente)

Esempio 2: Modalità “laboratorio”

  • gli studenti si sono divisi in gruppi e sono ciascuno in una room,
  • in ciascuno viene definito un leader che modera il lavoro e il tempo e le abilitazioni
  • ogni gruppo ha svolto gli esercizi cadenzati dal docente che rimane nella room principale e scrive nella lavagna i passi da seguire, dà istruzioni a tutti i gruppi contemporaneamente (con l'audio configurato nel modo giusto);
  • il docente ascolta l'audio delle varie stanze per seguire l'andamento (come girando tra banchi di laboratorio in situazioni de visu) ed entra nelle stanze solo se necessario
  • gli studenti hanno potuto parlare anche attivando la telecamera imparando a conoscersi e ad avere un contatto a gruppi (aspetto molto importante in questo momento... nota offtopic)
  • per lavorare collettivamente su un unico documento il docente ha predisposto un file di lavoro su GoogleDrive per ogni gruppo sul quale il leader del gruppo ha tenuto traccia del lavoro, condividendo lo schermo nella propria room con gli altri componenti; il link al documento su Gdrive è stato condiviso all'inizio della lezione attraverso la chat
  • il docente vede in tempo reale tutti i documenti e che cosa viene scritto ed elaborato dagli studenti, esempio in figura
  • es. Corso di Engineering Empathy 28 studenti, prof. M. Graziano,

Nota: nei casi riportati non si sono evidenziati particolari problemi, persino usando la telecamera. Gli studenti si sono dimostrati molto collaborativi e disciplinati. Può succedere in qualche caso che non venga abilitato l'audio dello studente in una stanza. In quel caso deve uscire dalla stanza e rientrare, ma in alcune situazioni il problema è legato anche alla configurazione del sistema degli studenti.

Esempio 3: Modalità “laboratorio”

Corso Marketing e Economia dei Media, 70 studenti connessi, Prof.ssa T. Mazali.

  • La docente ha aperto 8 breakout rooms (al momento è il numero massimo concesso dalla piattaforma) dando la possibilità agli studenti di entrare dove volevano. La docente ha dato le istruzioni preliminari attraverso la virtualroom principale spiegando funzionamento e regole (cosa fare, come farlo, con che tempi). Poi ha invitato gli studenti ad "occupare" le rooms. Importante: la docente ha consigliato di avere room con al massimo 10 studenti, per bilanciare i lavori di gruppo/rooms, quindi gli studenti si sono suddivisi in modo bilanciato.
  • in ogni stanza i ragazzi hanno scelto il proprio Moderatore per gestire presentazioni e i permessi audio e video (molte rooms hanno usato le webcam per "vedersi", il sistema ha tenuto benissimo e gli studenti sono stati molto felici di potersi vedere... Offtopic: la docente ha lanciato scherzosamente un contest sul "peggior background/sfondo delle videolezioni")
  • la docente aveva chiarito le regole di ingaggio: 20 minuti di discussione senza la presenza del docente, poi la docente fa un giro in ogni rooms per verificare il lavoro e dialogare con i ragazzi. la docente in teoria poteva sempre ascoltare l'audio di tutti MA ha dichiarato che non lo avrebbe fatto per i primi 20 minuti, in questo modo gli studenti hanno avuto la possibilità di sentirsi completamente liberi di parlare, confrontarsi, anche simpaticamente, senza l'ansia da "grande fratello" in ascolto.
  • per lavorare insieme la docente ha aperto una cartella su Gdrive e inviato il link di condivisione agli studenti tramite chat BBB e tramite gruppo Telegram creato per il corso. la docente ha dato i permessi di lettura/editing a tutti. Ogni gruppo/rooms ha creato un file doc condiviso per lavorare insieme in tempo reale. Alla fine tutti hanno potuto vedere in tempo reale il risultato delle riflessioni di tutti (evitando invii di file, carica, scarica etc...).
  • Alla fine dei lavori di gruppo la docente ha inviato tutti a rientrare nella virtual classroom principale per un momento di follow up condiviso dell'esperienza.

Tips

  • attenzione alla durata che si imposta quando si aprono le rooms: al termine della durata che è stata impostata le rooms si chiudono automaticamente senza possibilità di agire, tutti gli scambi in chat si perdono. Si consiglia al docente di impostare una durata lunga (tutta la durata della lezione), perché il docente è sempre libero di chiuderle quando vuole (comunicandolo preventivamente agli studenti)
  • attenzione alla durata dell'attività che si fa nelle rooms. Il/la docente deve tenere conto dei tempi necessari a tutti per entrare, ambientarsi, discutere, elaborare un output (l'esempio qui riportato è relativo al corso di Marketing e Economia dei Media che è di stampo socio-umanistico e prevede lavori di progettazione e discussione).